Где хранить квитанции об оплате коммунальных услуг

Где удобно хранить квитанции и чеки на оплату ком. услуг?

Где удобно хранить квитанции и чеки на оплату коммунальных услуг?

Квитанции или чеки об оплате коммунальных услуг удобно хранить в специальной папке-скоросшивателе. В этот скоросшиватель нужно поместить разные прозрачные файлы, в каждом из котором — квитанции по отдельному коммунальному предприятию, а также договор на оказание услуг с этим предприятием. Время от времени содержимое всей папки можно перебирать и выбрасывать те бумаги, которые хранятся в ней более трех лет.

Сейчас многие (и я в том числе) оплачивают коммунальные услуги дистанционно — через интернет-банкинг какого-либо банка. В этом случае квитанции можно не распечатывать, а на отдельный листок записывать сведения о платеже (дата, наименование получателя, показания счетчиков, сумма). При необходимости эти платежи можно быстро найти и всё необходимое распечатать. Но это вряд ли понадобится, так как коммунальные предприятия уже давно научились зачислять такие платежи на лицевой счет клиента, а недоразумения возникают крайне редко.

Сколько надо хранить квитанции по оплате коммуналки?

Источник: www.bolshoyvopros.ru

Как организовать хранение личных документов и квитанций: советы от Мари Кондо

Организация хранения вещей – не только модная тенденция, но и необходимость в условиях современного мира. Воспитание детей, работа, приготовление ужина или встреча с друзьями в кофейне – все это требует значительного количества времени. На организацию бытовых вопросов его уже часто не хватает.

Не менее важным является и вопрос хранения бумаг и документов. Сколько времени займет поиск прошлогодней квитанции за свет?

Навести порядок и избавиться от лишних документов просто. Достаточно воспользоваться рекомендациями от Мари Кондо, известного автора методики организации пространства.

Категории документов

Эксперт по домашней уборке и популярный автор книг рекомендует выделить три категории документов:

  • «вечные»;
  • с определенным сроком «жизни»;
  • мусор.

К первой группе относятся та информация, которая необходима на протяжении всей жизни. Вторая – всевозможные документы, актуальные до определенной даты. Третья группа – все, что подлежит уничтожению.

Хранить документы Мари Кондо рекомендует в вертикальных лотках, что существенно экономит пространство.

Система этого известного автора идеальна, но для применения в условиях российских реалий требует внесения некоторых изменений, учитывающих актуальное законодательство и традиции документооборота.

Сократить время на поиски документов позволит введение дополнительных подкатегорий для второй группы:

Ответы на вопросы! Система хранения квитанций за коммунальные услуги!

  • Имущественные: включают договоры купли-продажи на недвижимость и автомобили, полиса страхования, справки из БТИ, ГИБДД и т. д.
  • Здоровье: договоры страхования, медицинские карты, выписки и эпикризы и прочие.
  • Финансовые: договоры на открытие банковского счета, вклада, квитанции о погашении кредита, справки и выписки.
  • Налоговые: сюда следует отнести квитанции об оплате, налоговые декларации и т. д.

В большинстве случаев достаточно этих четырех подкатегорий.

Хранить вечно

К этой категории относятся все документы, которые выдаются на протяжении жизни один раз:

  • свидетельства о рождении и смерти;
  • паспорта;
  • трудовые книжки;
  • пенсионные удостоверения;
  • свидетельства о браке и разводе;
  • копии завещаний, доверенностей;
  • документы об усыновлении.
Читайте также:  Требование о перерасчете за коммунальную услугу образец

В случае утери их восстановление требует времени и значительных усилий.

Обзаведитесь сейфом

Хранение «вечных» документов требует соблюдения определенных правил безопасности. Специализированные шкафы в домашних условиях занимают много места. Рассмотрите возможность покупки огнестойкого сейфа или аренды банковской ячейки.

Отсканируйте их и сохраните резервные копии в «облачных хранилищах». Так вы сможете получить доступ удаленно и в любой экстренной ситуации. Не забывайте о мерах безопасности: используйте надежные пароли, которые не смогут подобрать другие люди.

Хранить 3 года

В соответствии с действующим российским законодательством, для многих случаев установлен срок исковой давности 3 года. Поэтому некоторые документы следует хранить именно на протяжении этого периода.

Например, был заключен кредитный договор. Последняя выплата была произведена в декабре 2018 года. В таких случаях рекомендуется обратиться в банк за выпиской и справкой о полном погашении долга. Все документы: договор, квитанции, выписка и справка, должны храниться до января 2022 года. В случае возникновения претензий со стороны банка или третьих лиц вы сможете подтвердить факт погашения и отсутствия долга.

Аналогично ситуация выглядит и с налоговыми документами. Срок исковой давности также составляет 3 года. Именно в течение этого периода следует хранить квитанции об оплате, налоговые декларации и документы, подтверждающие право на получение вычетов или льгот.

Сюда же следует отнести:

  • договоры купли-продажи недвижимости или автотранспорта (если они использовались для расчета налогов при заполнении деклараций);
  • ипотечные договоры;
  • медицинские карты (включая счета, квитанции, рецепты и договоры страхования);
  • документы, подтверждающие куплю-продажу валюты, золота, других активов.

Если договоры купли-продажи недвижимости или транспорта не использовались для заполнения налоговой декларации, их следует хранить как можно ближе к «вечным» на протяжении всего периода владения собственностью.

Важно: все чеки следует периодически сканировать и переводить в цифровой вид или делать ксерокопии. Дело в том, что через небольшой промежуток времени чернила обычно выцветают, а это грозит потерей подтверждающей информации об очередном платеже, например, по кредиту.

Документы с фиксированной датой

В эту категорию следует отнести договоры и документы, подразумевающие наличие гарантийных сроков: на установку пластиковых окон, дверей, пожарной сигнализации, услуги ремонта помещения, покупку бытовой техники.

Разложите их по файлам, упорядочивая по типу и дате окончания. При возможности отсканируйте их и храните в электронном виде.

Хранить 1 год

Эта категория в основном состоит из ежемесячных отчетов и счетов. Хорошее правило – организовать их хранение на протяжении года, а в следующем году каждые 6 месяцев избавляться от части прошлогодних бумаг.

Хранить 30-45 дней

К этой группе относятся:

  • выписки по кредитным картам;
  • чеки из банкоматов;
  • коммунальные и телефонные счета.

Чеки из банкоматов и выписки с карт можно выбросить сразу после проверки информации. Чеки, подтверждающие оплату коммунальных услуг, следует отнести к предыдущей категории. Хранить их лучше, упорядочивая по датам.

Важно: все буклеты, проспекты, вырезки из газет, которые действительно нужны, лучше отсканировать и хранить в электронном виде. В этом случае объем бумаг существенно сократится. Инструкции на бытовую технику и электронику можно скачать через интернет, а напечатанные – выбросить.

Сортировка финансовых документов — довольно простой процесс, если определить срок действия конкретных типов документов. Периодическая ревизия сэкономит время на поиск нужной квитанции и избавит от лишних объемов бумаг.

Организация хранения

Все документы, кроме «вечных», можно хранить в файлах или папках, разбитых по категориям, подкатегориям и упорядоченных по срокам.

Читайте также:  Где платить за коммунальные услуги без комиссии Казань

Можно заказать письменный стол, где один ящик будет предназначен для хранения документов.

Используйте возможности визуализации: определите соответствие цвета и темы.

  • финансы – зеленый;
  • личное – фиолетовый;
  • недвижимость и автотранспорт – желтый;
  • медицинские документы – синий;
  • налоги – красный.

Такой способ требует небольших вложений на покупку стикеров, файлов или папок-конвертов определенных цветов, но это позволит сократить время на поиски и упорядочить документы.

Инвентаризация

Проверять документы на актуальность можно раз в год или полгода. Такой подход поможет поддерживать порядок и актуальность документов.

Не забывайте о возможности хранить все документы в электронном виде. Современные технологии и требования безопасности гарантируют сохранность и конфиденциальность информации при отсутствии огромных стопок бумаг.

Источник: businessman.ru

Как хранить квитанции, бумаги и документы: 3 шага к порядку

Как хранить квитанции и документы

У вас то и дело в самый неподходящий момент теряются свидетельства о рождении или гарантийные талоны? Бумаги занимают слишком много места? Муж и дети никогда не могут найти свои документы? А может быть всё вроде бы в порядке, но почему-то неудобно? Что ж, это неудивительно — многие люди склонны поддерживать порядок везде, но только не в документах.

Ведь это так скучно и уныло!

Однако, если знать несколько принципов и хитростей, организация бумаг не составит труда. Тем более, что порядок здесь можно навести один раз и практически навсегда. Зато какое облегчение вам принесет один вид аккуратных папочек со всеми этими квитанциями, счетами, гарантийными талонами и прочим.

Шаг 1. Собираем ВСЕ бумаги и документы в одном месте

Сложите все бумаги и документы, которые только есть в доме в одно место. Не забудьте и про те бумаги, что висят на холодильнике и даже про инструкции и гарантийки, что лежат в коробках от техники. Все собранное нужно разложить на столе или на полу.

Ревизия бумаг

Внимание! Сразу оговоримся, что в нашу ревизию не должны попадать открытки, детские рисунки, письма и прочие сентиментальные и полусентиментальные бумаги.

Почему так важно собрать все бумаги в одном месте? Дело в том, что вся эта груда повергнет вас в шок, вы своими глазами увидите, сколько места занимают все эти бумажки, прочувствуете, сколько времени вы тратили на их перемещение туда-сюда, на поиск нужного.

  • А теперь спойлер: в скором будущем от этой горы останутся всего 3 красивые папочки (или лотка) примерно как на фото.

три лотка

Шаг 2. Избавляемся от лишнего и сортируем оставшееся. Основное правило – выбрасываем почти все!

Теперь, когда вся кучка собрана, отступать некуда. Давайте сделаем еще один шаг вперед – избавимся от всего ненужного. От всего в буквальном смысле этого слова. Оставить нужно только те бумаги и документы, которые подпадают в одну из этих категорий:

  • Актуальные в настоящее время и требующие внимания (счета, подлежащие к оплате, формы для заполнения и т.д.);
  • Необходимые в течение ограниченного периода времени (налоговые документы на текущий год, гарантии, счета за коммунальные услуги и т. д.);
  • То, что нужно сохранить навсегда (паспорта, контракты, ипотечные документы, свидетельства о рождении и т.д.).

Внимание! На этом этапе НЕ нужно сортировать бумаги по тематикам вроде «домашняя документация», «автомобильная документация» и пр. Такой принцип организации только увеличит количество папок и сделает систему неудобной.

Ревизия бумаг

Очевидно, что с рекламными буклетами, истекшими гарантийными талонами, инструкциями от техники, которой у вас уже нет и прочим мусором нужно прощаться не раздумывая. Отправьте также в помойку следующие бумаги:

  • Счета за коммунальные услуги – их нужно хранить 3 года. Всё, что хранится дольше, можно смело выбросить;
  • Инструкции по эксплуатации от всей имеющейся техники (при необходимости их можно легко найти в интернете);
  • Конспекты и учебные материалы (строго говоря, если вы не усвоили полученные знания и не применили их на практике до сих пор, то, скорее всего, они вам и не нужны. Кстати, если дать себе установку выбрасывать тетрадки сразу после курсов, то знания усвоятся намного лучше. Впрочем, записи, которые действительно нуждаются в сохранении, можно сфотографировать или оцифровать и затем хранить в виртуальном хранилище. Но все же постарайтесь максимально критически подойти к ревизии этой категории бумаг);
  • Визитки ;
  • Вырезки из журналов .
Читайте также:  Как получить скидку на коммунальные услуги многодетной семье

Шаг 3. Организуем хранение

Все оставшиеся после ревизии 3 группы документов и бумаг разложите по трем папкам. Важно: стремитесь к тому, чтобы папка «Документы, требующие внимания» всегда была максимально пустой. Если она будет наполнена, это значит, что ваши дела идут не очень продуктивно.

  • Лучше всего использовать пластиковые папки с файликами или обычные папки;
  • Худшая идея для хранения бумаг – папки типа аккордеон;

Папки

  • Папки стоит подписать, чтобы и ваши домочадцы всегда понимали, где что лежит;
  • С хранением гарантий на электроприборы заморачиваться не нужно. Просто сложите их стопкой и вложите в папку. Они используются настолько редко, что при необходимости можно потратить 1-2 минуты на поиск нужного талона.

Все три папки сложите в одном месте вертикально. Например, можно вложить их в подставку для журналов как на фото ниже.

Источник: kitchendecorium.ru

Рейтинг
Загрузка ...