Сопроводительное письмо в жилищную инспекцию

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации. Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс . Скачать в КонсультантПлюс Бесплатный доступ к документу

Сопроводительное письмо в жилищную инспекцию

В соответствии с ч. 1.1. ст.46 Жилищного кодекса Российской Федерации управляющая организация, правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива в течение пяти дней с момента получения от инициатора проведения общего собрания копий решений и протокола общего собрания

собственников помещений обязаны в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере жилищно-коммунального хозяйства, направить копии указанных решений и протокола, в том числе с использованием системы, в орган государственного жилищного надзора для хранения в течение трех лет.

Поскольку до настоящего момента указанный порядок Министерством строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации не утвержден, Департамент в целях организации взаимодействия и до момента принятия указанного нормативного правового акта предлагает управляющим организациям, правлениям товариществ собственников жилья, жилищным или жилищно-строительным кооперативам, иным специализированным потребительским кооперативам направлять копии протоколов и решений, принимаемых в рамках общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах на электронных носителях (CD-ROM, CD-R дисках, то есть без возможности перезаписи информации).

При этом в адрес Департамента необходимо предоставить сопроводительное письмо за подписью законного представителя юридического лица (с проставлением оттиска печати – при наличии, либо на фирменном бланке организации), в котором необходимо указать адрес многоквартирного дома, по которому собственникам принято решение, а также перечень вопросов, по которым приняты решения. При необходимости в сопроводительном письме можно указать любую другую необходимую информацию.

Решения собственников (то есть бюллетени голосования), а также протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме подлежат сканированию и их копированию на CD-ROM, CD-R диски. В сопроводительном письме в приложении, в свою очередь, указывается, например:

«1. Копия протокола общего собрания собственников помещений многоквартирного дома по адресу: ______________ на _____ л. на электронном носителе;

2. Копии решений (бюллетеней голосования) собственников помещений многоквартирного дома по адресу: ______________ на _____ л. на электронном носителе».

Обращаем Ваше внимание, что при нарушении срока предоставления в адрес Департамента копий решений и протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме управляющая организация, товарищество собственников жилья, жилищный или жилищно-строительный кооператив, иной специализированный потребительский кооператив полежат привлечению к административной ответственности в соответствии со ст.19.7 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Также сообщаем, что предложенный порядок не распространяется на порядок подачи в Департамент сведений и документов в соответствии со ст.198 Жилищного кодекса Российской Федерации.

Передавать протокол в органы Государственной жилищной инспекции нужно со всеми его обязательными приложениями (пп. «Ж» п. 4 и п. 19. Требований к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в МКД). Кто должен передавать документы в ГЖИ? Передача копий решений и протоколов общего собрания – обязанность управляющего МКД. Если же инициатором собрания был не управляющий МКД, а иное лицо, то ему необходимо направить все необходимые документы управляющему в соответствии с ч. 1 ст. 46 ЖК РФ.

Сопроводительное письмо к документам

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

• к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
• к декларациям в ФНС, ФСС;
• к договору на подпись контрагентам;
• к коммерческому предложению;
• к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

• должность получателя и его ФИО;
• наименование компании или ведомства;
• адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

• «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
• «Просим информировать установленным порядком»;
• «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

• название документа нужно писать полное;
• отмечают количество экземпляров документа;
• отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Приложение N 2 к приказу Министерства строительства и жилищно -коммунального хозяйства Российской Федерации от 28 января 2019 г. N 44/пр. … 2. Управляющая организация, правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно -строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива обязаны направить подлинники решений и протоколов, представленных им в соответствии с частью 1 статьи 46 Жилищного кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 1, ст. 14; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 22 января 2019 г., N 0001201901220025) лицом, инициировавшим общее.

Сопроводительное письмо к протоколу ОСС в ГЖИ

Пример сопроводительных писем к протоколу общего собрания собственников в жилищную инспекцию.

Согласно ч. 1.1 ст. 46 Жилищного кодекса РФ тот, кто управляет домом (УК, ТСЖ (ТСН), ЖСК) должен в течение 5 дней направить в орган жилищного надзора полученные от инициатора собрания оригинал протокола и письменные решения собственников, которые являются обязательным приложением к протоколу общего собрания.
Факт направления протокола важно зафиксировать. Это можно сделать, направив письмо с описью вложений, или (дешевле) вручить документы лично.

Образец сопроводительного письма примерный, форма ничем не утверждена, поэтому можно изменять по своему усмотрению.

Не забудьте убедиться, что страницы протокола и каждого приложения пронумерованы и сшиты, а на последней странице имеется подпись председателя собрания.
Не забывайте про срок направления — 5 дней с момента получения документов от инициатора, иначе можно попасть на небольшой, но неприятный штраф по 19.7 КоАП РФ.

На сайте также есть образец письма в ресурсоснабжающую организацию при переходе собственников на прямые договоры и другие сопроводительные письма.

Жалоба в прокуратуру на незаконное размещение рекламных конструкций на доме

#УО #товарищество #ЖСК #прокуратура #заявление #жалоба

Сопроводительное письмо к реестру членов ТСЖ (ТСН) в ГЖИ

#товарищество #сопроводительное письмо #ГЖИ

В государственную жилищную инспекцию по Оренбургской области 460000, г. Оренбург, ул. Цвиллинга, д. 14/1. от_ (наименование лицензиата, ТСЖ, ЖСК или иного кооператива) почтовый адрес: _ e-mail:_ (адрес электронной почты). В соответствии с ч. 1.1. ст. 46 Жилищного кодекса Российской Федерации направляем в Ваш адрес для хранения в течение трех лет подлинники решений и протокола от «___» _20__ г. № _ общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме_. (адрес многоквартирного дома) Прилагаемые документы на ____ л.