Сопроводительное письмо в жилищную инспекцию по решению собственников протокол

Как передавать копии решений и протоколов собраний в ГЖИ? — Юридическое сопровождение ТСЖ, ЖСК, ЖК, УК и СНТ по России ЮК "Корпорация"

Сопроводительное письмо в жилищную инспекцию по решению собственников протокол

Согласно части 1 статьи 44 ЖК РФ общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме является органом управления таким домом и проводится в целях управления многоквартирным домом путем обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование.

Обращаем внимание, что общее собрание может быть созвано по инициативе любого собственника помещения в данном доме (часть 2 статьи 45 ЖК РФ), по инициативе управляющей организации, заключившей договор управления с собственниками помещений в многоквартирном доме (часть 7 статьи 45 ЖК РФ), управляющей организацией по письменному обращению собственников, обладающих не менее чем 10% общего количества голосов собственников помещений в многоквартирном доме (часть 6 статьи 45 ЖК РФ).

Процедура созыва и проведения такого собрания, строго определена положениями статей 44-48 ЖК РФ. Только при наличии соблюденной процедуры и исполнении требований настоящего Кодекса решение общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме может нести юридическую силу и быть признано состоявшимся.

Статья 44.1 ЖК РФ предусматривает три формы проведения общего собрания: очного голосования (совместного присутствия собственников помещений в данном доме для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование), заочного голосования (опросным путем или с использованием системы в соответствии со ст. 47.1 ЖК РФ), очно-заочного голосования.

Результаты общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме оформляются протоколом общего собрания собственников помещений.

Приказом Минстроя России от 28.01.2019 N 44/пр установлены требования к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах и порядок направления подлинников решений и протоколов общих собраний в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ, осуществляющие государственный жилищный надзор.

Протокол оформляется в письменной форме в сроки, установленные общим собранием, но не позднее чем через 10 календарных дней с даты проведения собрания. Протокол оформляется секретарем общего собрания, который избирается его решением.

Перечень обязательных приложений к протоколу общего собрания:

  • реестр собственников помещений в МКД;
  • копия сообщения о проведении собрания;
  • документы, подтверждающие направление, вручения о проведении собрания;
  • списки присутствующих и приглашенных;
  • письменные решения (бюллетени) собственников, принявших участие в проведенном общем собрании (соответствующе заполненные).

Указанный пакет документов является обязательным приложением к протоколу и должен быть представлен в инспекцию вместе с протоколом.

Протоколы и подлинники (бюллетеней) собственников помещений в МКД приложения к нему должны быть представлены в ГЖИ НСО, в соответствии с частями 1 и 1.1 ст. 46 ЖК РФ.

Направление подлинников решений, протоколов должно осуществляться способами, позволяющими подтвердить факт и дату их получения органом государственного жилищного надзора, а также путем размещения в открытом доступе в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства, скан-образов решений, протоколов не позднее пяти рабочих дней со дня направления подлинников решений, протоколов в орган государственного жилищного надзора.

Читайте также:  Прямая линия жилищной инспекции

В случае, если скан-образы решений, протоколов были размещены в системе до даты направления решений, протоколов в орган государственного жилищного надзора, датой направления подлинников решений, протоколов считается дата размещения их скан-образов в системе.

Пример сопроводительных писем к протоколу общего собрания собственников в жилищную инспекцию . Согласно ч. 1.1 ст. 46 Жилищного кодекса РФ тот, кто управляет домом (УК, ТСЖ (ТСН), ЖСК) должен в течение 5 дней направить в орган жилищного надзора полученные от инициатора собрания оригинал протокола и письменные решения собственников , которые являются обязательным приложением к протоколу общего собрания. Факт направления протокола важно зафиксировать. Это можно сделать, направив письмо с описью вложений, или (дешевле) вручить документы лично. Образец сопроводительного письма примерный, форма ничем не утверждена, поэтому…

Как передавать копии решений и протоколов собраний в ГЖИ?

Как передавать копии решений и протоколов собраний в ГЖИ?

После проведения общего собрания собственников помещений в МКД, копии протоколов и решений должны быть переданы в Государственную жилищную инспекцию (ГЖИ). В какие сроки и в каком порядке следует направлять документы в надзорный орган?

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ПЕРЕДАТЬ В ГЖИ?

Обязанность ТСЖ/ЖСК/ЖК/УК передавать копии протоколов и решений общего собрания в орган ГЖИ закреплена в ч.1.1 ст. 46 ЖК РФ. Сделать это необходимо в течение 5-ти дней с момента получения указанных документов. Кроме того, закон обязывает размещать электронные образы протоколов и решений в ГИС ЖКХ.

Направлять в ГЖИ следует именно копии протоколов и решений общего собрания. Напомним, что оригиналы в соответствии с ч. 4 ст. 46 ЖК РФ хранятся в определенном собственниками месте и не подлежат передаче третьим лицам.

Решения общего собрания представляют собой бюллетени для голосования каждого собственника. Их копии прилагаются при проведении заочного или заочно-очного голосования. Если же собрание проходило в формате очного голосования и решения не оформлялись, то и прилагать их не нужно.

Передавать протокол в органы Государственной жилищной инспекции нужно со всеми его обязательными приложениями (пп. «Ж» п. 4 и п. 19. Требований к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в МКД).

КТО ДОЛЖЕН ПЕРЕДАВАТЬ ДОКУМЕНТЫ В ГЖИ?

Передача копий решений и протоколов общего собрания – обязанность управляющего МКД. Если же инициатором собрания был не управляющий МКД, а иное лицо, то ему необходимо направить все необходимые документы управляющему в соответствии с ч. 1 ст. 46 ЖК РФ.

В случае, когда инициатор собрания не передает сведения, то обслуживающая компания может оформить письменный запрос на его имя на получение документов. Таким образом, ТСЖ/ЖСК/ЖК/УК со своей стороны примет все меры для исполнения своих обязанностей и обезопасит себя в случае возникновения спорных вопросов.

СРОКИ ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В ГЖИ

У ТСЖ/ЖСК/ЖК/УК есть 5 дней, начиная с момента получения решений и протоколов общего собрания от инициатора собрания, чтобы передать их в ГЖИ. Данные сроки указаны в ч.1.1 ст. 46 ЖК РФ, так как не обозначено, что это рабочие дни, то нужно считать календарные.

Получая документы от инициатора собрания, важно составить акт приема-передачи. В нем необходимо указать дату поступления документов, их перечень и проставить подписи принимающей и передающей сторон.

В ситуации, когда инициатором собрания выступает управляющий МКД, то документы необходимо направить в ГЖИ в срок, не превышающий 5-ти дней с даты составления протокола.

В КАКОЙ ОРГАН ГЖИ НАПРАВЛЯТЬ ДОКУМЕНТЫ?

Копии решений и протоколов нужно передать в орган ГЖИ, полномочия которого распространяются на данный многоквартирный дом, собственники помещений которого проводили собрание.

Читайте также:  Как написать жалобу на жкх в жилищную инспекцию образец

КАКИМ СПОСОБОМ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ПЕРЕДАНЫ ДОКУМЕНТЫ В ГЖИ?

Документы в ГЖИ должны быть переданы таким образом, чтобы ТСЖ/ЖСК/ЖК/УК могли подтвердить факт и дату их получения принимающей стороной (п. 3 Порядка).

Таким образом, пакет документов может быть доставлен курьером или сотрудников обслуживающей компании. При этом необходимо оформить расписку от представителей надзорного органа с указанием даты, перечня документов и подписью.

Также в ГЖИ можно отправить копии решений и протоколов общего собрания по почте с описью вложения и уведомлением о вручении.

РАЗМЕЩЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ОБРАЗОВ ПРОТОКОЛОВ И КОПИЙ В ГИС ЖКХ

Согласно п. 4 Порядка, кроме того, что документы должны быть переданы в ГЖИ, необходимо разместить электронные образы протоколов и решений общего собрания и в ГИС ЖКХ. Данная обязанность также налагается на управляющего МКД (при этом технической возможности для их размещения для Нижегородской области пока не имеется.)

Вся информация должна быть в открытом доступе.

НАДО ЛИ ПОЛУЧАТЬ С СОБСТВЕННИКОВ СОГЛАСИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ГИС ЖКХ?

При публикации электронных образов протоколов и решений общего собрания используются персональные данные собственников (ФИО, номер принадлежащего помещения, реквизиты документов о праве собственности). При этом получать согласие на их обработку не требуется.

Дело в том, что в данном случае обработка персональных данных – это обязанность управляющего МКД по передаче органу ГЖИ протоколов и решений общих собраний, наложенная на него законом. Ст. 6 закона «О персональных данных» допускает обработку персональных данных в этом случае.

Таким образом, для оформления протоколов и решений в ГИС ЖКХ согласие на обработку персональных данных не требуется.

Если у Вас возникли сложности при передаче копий протоколов и решений в органы ГЖИ или при размещении в ГИС ЖКХ, обращайтесь за помощью к юристам компании «Корпорация». Мы также поможем Вам подготовить документы для предоставления в надзорные органы.

Связаться с нами Вы можете по телефону: 8 (800) 600-07-80 , Может быть интересно:

Информационное письмо . о возможности направления протоколов и решений общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах, согласно ст. 46 ЖК РФ посредством системы ГИС ЖКХ. … Положением ч. 1.1 ст. 46 ЖК РФ для управляющих организаций, товариществ собственников жилья, жилищных или жилищно -строительных кооперативов установлена обязанность по направлению копий решений и протоколов общих собраний собственников помещений в Инспекцию государственного жилищного надзора Волгоградской области (далее – Инспекция ).

Порядок передачи документов в орган ГЖН

В течении 5 рабочих дней с момента получения документов от инициатора управляющая организация, правление ТСЖ, ЖСК или ЖК должны передать оригиналы документов в орган ГЖН и разместить их в ГИС ЖКХ ( ч. 1.1. ст. 46 ЖК РФ ).

Обязательно нужно сделать опись всех документов, а приложения – пронумеровать. Все страницы протокола и приложений тоже нужно пронумеровать сквозной нумерацией и указать общее количество листов ( п. 21 приказа Минстроя РФ от 28.01.2019 № 44/пр ).

Размещение документов ОСС в системе – это тоже форма уведомления ГЖИ. На это отводится 5 рабочих дней. Если скан-образы решений и протоколов собрания были размещены в системе до того, как физические документы были отправлены в ГЖН, то датой направления подлинников документов считается дата их размещения в системе.

Как предусмотрено ч. 1.1. ст. 46 ЖК РФ , все документы хранятся в ГЖИ в течение 3 лет.

При передаче документов не нарушается Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» , хотя документы содержат паспортные данные, адреса и реквизиты правоустанавливающих документов. В данном случае имеет место исключение, прописанное в п. 6 закона . Такое раскрытие проводится в соответствии с другим федеральным законом и согласие субъекта персональных данных не требуется.

Читайте также:  Жилищная инспекция по вдго

Если инициатор собрания – УО

Если управляющая организация является инициатором собрания, то она должна передать оригиналы документов в ГЖИ сразу же после того, как будут посчитаны голоса и сформирован протокол в указанные сроки.

Иногда сотрудники ГЖИ просят управляющие организации не передавать им решения, только протоколы с приложениями, что вполне понятно, поскольку им приходится принимать и хранить огромное количество бумаг. Этот момент необходимо обсудить с конкретной ГЖИ.

Если в ГЖИ направлен только протокол собрания, без решений (или наоборот), то требование о передаче документов не будет считаться исполненным.

Проверка ГЖИ

Если в ГЖИ в течение трёх месяцев поступает два и более протоколов ОСС одного дома, в которых содержатся решения по аналогичным вопросам повестки дня, она обязана провести внеплановую проверку, чтобы выяснить, нет ли подлога, и предотвратить нарушение законодательства ( ч. 1.1 ст. 46 ЖК РФ ).

Проверка ГЖИ должна проводиться в отношении лиц, которые организуют, проводят собрание и оформляют его результаты. Это инициатор собрания, в том числе его управляющая организация, ТСЖ или кооператив, а также совет МКД.

Если в результате такой проверки ГЖИ выявит несоответствие проведённого собрания требованиям ЖК РФ и других нормативно-правовых актов, она может выдать предписание об устранении нарушений или о проведении мероприятий по соблюдению обязательных требований.

Ответственность

За непередачу или несвоевременное предоставление оригиналов документов ОСС в ГЖИ предусмотрена административная ответственность – штраф от 3 000 до 5 000 рублей ст. 19.7 КоАП .

Чтобы соблюсти сроки передачи документов, сотрудники управляющих организаций часто передают неправильно оформленные документы в ГЖИ, но лучше не передавать то, что официальным документом не является. Если есть нарушения, УО должна сообщить инициатору о необходимости переоформить протокол, и только после исправления недочётов передать его в ГЖИ.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона. Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания. … Сопроводительное письмо . Уважаемый Петр Петрович! Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма .

Источники
  • https://gji.nso.ru/news/2094
  • https://4tsg.ru/info/articles/kak-peredavat-kopii-resheniy-i-protokolov-sobraniy-v-gzhi/
  • https://roskvartal.ru/wiki/ossp-v-mkd/poryadok-peredachi-dokumentov-v-organ-gzhn

Рейтинг
Загрузка ...